Club Planner (ci-après « nous », « notre », « nos » et « Club Planner ») reconnaît l'importance de la protection de vos données à caractère personnel et s'engage à traiter ces données de manière responsable et conformément à la législation européenne applicable en matière de protection des données.
La présente politique de confidentialité vous informe de nos activités relatives aux informations personnelles que nous collectons pour et à votre sujet, ainsi qu'au sujet de nos clients, utilisateurs finaux, personnes intéressées par notre service et autres personnes qui visitent notre site web ou nos canaux de médias sociaux, utilisent nos applications cloud (« Service ») ou recourent à l'un de nos autres services renvoyant à la présente politique de confidentialité.
Selon le contexte et la nature du traitement, Club Planner peut agir soit en tant que sous-traitant, soit en tant que responsable du traitement à l'égard de vos données à caractère personnel.
Dans la présente déclaration de confidentialité, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous.
« Service » : les solutions technologiques applicatives web et mobiles flexibles de Club Planner offrant un large éventail de fonctionnalités, y compris mais sans s'y limiter la gestion des membres, la gestion du personnel, la facturation, le suivi des activités, le contrôle d'accès, le coaching et la réservation.
« Client » : une société ou entité ayant noué avec nous une relation professionnelle en manifestant son intérêt pour le Service ou en l'utilisant.
« Utilisateur final » : toute personne physique agissant autrement que pour le compte d'une société ou d'une entité, qui visite notre site web ou nos canaux de médias sociaux, utilise le Service ou recourt à l'un de nos autres services renvoyant à la présente politique de confidentialité.
« Information » : information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par exemple par référence à un nom, une adresse e-mail ou un numéro d'identification national. Une personne physique n'est pas une société.
« Information personnelle » : information se rapportant à une personne physique identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par exemple par référence à un nom, une adresse e-mail ou un numéro de registre national. Une personne physique n'est pas une société.
« Traiter » : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données.
En tant que client ou utilisateur final, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
Lorsque vous accédez à l'un de nos sites web ou applications, nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous en accorder l'accès, d'assurer le bon fonctionnement du site web et de respecter les exigences légales et de sécurité liées à l'utilisation de notre site, telles que les mots de passe, les adresses IP et les paramètres du navigateur.
Nous traitons également des informations relatives à vos interactions avec nos sites web afin de vous offrir la meilleure expérience possible. Cela comprend le traitement de vos préférences et paramètres ainsi que la collecte de statistiques qui nous aident à améliorer nos sites web et nos services. Ces activités de traitement sont fondées sur l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales ou les intérêts légitimes de Club Planner visés à l'article 6 du RGPD, sauf mention contraire explicite.
Lors de l'utilisation de nos sites web, nous pouvons collecter des informations au moyen de « cookies ». Les cookies sont de petits fichiers stockés sur votre ordinateur ou appareil mobile. Nous pouvons utiliser des cookies de session, qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur, et des cookies persistants, qui restent sur votre appareil jusqu'à leur suppression. Ces deux types de cookies sont couramment utilisés pour offrir une expérience efficace, plus personnalisée et interactive lors des visites actuelles et futures.
Nous utilisons également des cookies pour mesurer et analyser l'utilisation et l'efficacité de nos sites web. Parmi les informations collectées figurent le nombre d'utilisateurs, le temps passé sur le site web et les sujets les plus consultés. Au fil du temps, ces informations fournissent des enseignements précieux permettant d'améliorer l'expérience utilisateur. Vous pouvez supprimer ou refuser les cookies via les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que la désactivation ou le refus des cookies peut entraîner une réduction des fonctionnalités ou des désagréments lors de l'utilisation de nos sites web ou services.
Nous traitons les données à caractère personnel nécessaires pour répondre à vos demandes. Par exemple, nous collectons votre nom et vos coordonnées afin de vous contacter et de vous fournir une assistance. Nous pouvons également collecter des informations telles que les détails de votre demande, votre accord avec nous, le statut de facturation et les demandes relatives à votre satisfaction quant à notre collaboration. Ces informations sont traitées à des fins administratives, pour la défense de nos droits et dans le cadre de la relation entre vous et Club Planner.
Nous traitons les informations que vous saisissez dans le Service, ainsi que les informations relatives à votre utilisation du Service, afin de nous permettre, à nous et à nos clients, de fournir leurs services — tels que le coaching, le personal training, la formation, la médecine du travail et les services de bien-être — de la meilleure manière possible.
Nous traitons également ces informations afin d'améliorer la qualité du Service et de mettre en œuvre des mesures appropriées pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos informations. L'un des résultats de ce traitement est qu'il nous permet d'adapter nos interactions avec vous, de vous informer sur l'utilisation optimale du Service et de communiquer sur le développement et l'amélioration du Service.
Club Planner ne peut traiter des données de localisation que si et dans la mesure où l'utilisateur final a donné son consentement préalable, explicite et éclairé, par exemple via les paramètres de l'appareil mobile ou du navigateur utilisé.
Les données de localisation sont traitées exclusivement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Club Planner ne collecte pas de données de localisation sans une action active de l'utilisateur.
L'utilisateur final peut retirer son consentement au traitement des données de localisation à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
Dans le cadre de notre relation avec les clients, prospects, partenaires et fournisseurs, ceux-ci peuvent nous communiquer des coordonnées professionnelles susceptibles de contenir des données à caractère personnel. La finalité du traitement de ces informations peut inclure la gestion des contrats, l'exécution et la fourniture du Service ou d'autres services, la fourniture d'assistance, la facturation et la gestion du Service ou de la relation commerciale.
Nous enregistrons les personnes qui visitent nos sites et nos locaux et utilisons la vidéosurveillance pour des raisons de sûreté et de sécurité des personnes et des biens, ainsi qu'à des fins réglementaires. Nous nous réservons le droit de sous-traiter les services visés à la présente section à l'un de nos partenaires.
Des informations plus détaillées sur les informations que nous traitons figurent sous « Conservation des informations ».
Nous traiterons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles sont traitées ou pour d'autres motifs légitimes, tels que le respect d'obligations légales, la résolution de litiges ou l'exécution de nos accords. Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou permise par la loi conformément à l'article 5, paragraphe 1, point e), du RGPD.
Si vous êtes client, vos données à caractère personnel et les données à caractère personnel dont vous êtes responsable seront traitées pendant la durée de notre accord. Après la fin de l'accord, les durées de conservation applicables s'appliqueront. Les durées de conservation varient selon le type et la classification des informations. À l'issue de la durée de conservation, les données à caractère personnel seront automatiquement anonymisées.
Les clients peuvent introduire une demande au nom d'un utilisateur final pendant la durée de l'accord.
Si vous êtes utilisateur final, vos données à caractère personnel seront traitées aussi longtemps que votre compte reste actif. Les utilisateurs finaux peuvent désactiver leur compte comme décrit ci-dessous. Après la désactivation, les durées de conservation s'appliqueront, à l'issue desquelles les données à caractère personnel seront automatiquement anonymisées.
Paramètres de confidentialité dans le Service ;
Pour une utilisation optimale du Service, nous vous recommandons de fournir des informations au sein du Service ; cela reste toutefois votre choix. Les données à caractère personnel couramment partagées au sein du Service comprennent le prénom, le nom, l'adresse e-mail, la langue préférée, l'âge, le sexe, le poids, la taille et le lieu de résidence.
Le Service vous permet également de restreindre le partage de vos informations. Vous pouvez ajuster vos paramètres de confidentialité en accédant aux paramètres de votre compte et en cliquant sur « confidentialité ». En outre, vous pouvez choisir de ne pas afficher votre nom réel sur votre profil, ce qui vous permet de rester anonyme vis-à-vis des autres utilisateurs.
Dans certains cas, nous partageons des informations avec des prestataires de services externes qui collectent, conservent, analysent ou traitent de toute autre manière des données à caractère personnel pour notre compte. Nous faisons appel à ces tiers à diverses fins, notamment pour fournir une assistance aux clients et aux utilisateurs finaux, héberger et conserver des informations, et réaliser des activités administratives, marketing et commerciales.
Les prestataires de services externes nous permettent de fournir le meilleur Service possible et de répondre à vos demandes. Lors de la sélection de ces prestataires, nous tenons compte de la manière dont ils sécurisent et traitent les informations. Lorsque des prestataires de services externes traitent des données à caractère personnel pour le compte de Club Planner, ils agissent en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD et sont contractuellement tenus de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.
Certains de nos prestataires de services externes opèrent en dehors de l'Espace économique européen. De ce fait, vos informations peuvent être transférées vers des lieux situés hors d'Europe. Lorsque tel est le cas, des garanties appropriées sont mises en place afin d'assurer un niveau de protection adéquat de vos informations.
Dans certaines situations, nous pouvons être tenus de divulguer vos données à caractère personnel en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, y compris dans le cadre de procédures judiciaires ou de décisions de justice. Nous pouvons également divulguer des informations pour nous défendre contre des actions en justice ou lorsque nous estimons qu'une telle divulgation est nécessaire pour enquêter sur des activités illégales, une fraude présumée, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité physique d'une personne ou des violations de notre service, pour les prévenir ou pour agir à leur égard.
Si nous décidons de vendre, d'acquérir, de fusionner ou de réorganiser de toute autre manière des activités dans certains pays, une telle opération peut impliquer la divulgation d'informations. Nous exigerons une protection appropriée des informations dans ce type d'opérations.
En tant qu'utilisateur final, vous avez légalement le droit de : I) demander l'accès à vos informations personnelles, II) demander la rectification des informations personnelles que nous traitons, III) demander l'effacement de vos informations personnelles, IV) vous opposer au traitement de vos informations personnelles, V) demander la limitation du traitement de vos informations personnelles, VI) demander une copie de vos informations personnelles, VII) retirer un consentement précédemment donné à l'utilisation de vos données. Si vous souhaitez effectuer l'une des actions précitées, contactez le Client. Nous ne répondons pas aux demandes similaires des utilisateurs finaux.
Veuillez noter que le fait de ne pas partager, de rectifier, d'effacer, de vous opposer au traitement, de limiter le traitement et de retirer un consentement précédemment donné concernant vos informations peut réduire partiellement ou totalement l'accès aux fonctionnalités du Service et de nos autres services, tels que l'assistance et les activités marketing.
Si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la présente déclaration de confidentialité ou nos pratiques relatives à vos informations personnelles, veuillez contacter le Client.
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité une réclamation ou si vous n'êtes pas d'accord avec la solution que nous proposons, vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de contrôle en matière de protection des données, qui est, pour la Belgique, l'Autorité de protection des données.
Nous reconnaissons et assumons notre responsabilité de protéger les informations que vous nous confiez. En mettant en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et en utilisant des technologies de sécurité et des procédures organisationnelles, nous visons à protéger vos informations contre la perte, l'usage abusif ou l'accès non autorisé. Par exemple, nous utilisons des serveurs sécurisés et des pare-feu, nous chiffrons les informations et nous limitons l'accès des collaborateurs aux informations personnelles.
Nos services, y compris le Service, évoluent en permanence et ces services peuvent être modifiés de temps à autre sans préavis. Pour cette raison, nous nous réservons le droit de compléter ou de modifier de toute autre manière la présente déclaration de confidentialité et vous informerons de toute modification importante qui y serait apportée. Nous indiquerons en haut ou en bas de la déclaration de confidentialité la date de sa dernière mise à jour.
Le nouvel accord de confidentialité entrera en vigueur dès sa publication. En continuant à accéder au Service ou à l'un de nos autres services, ou à les utiliser, après l'entrée en vigueur des modifications, vous acceptez d'être lié par la déclaration de confidentialité révisée.
Si vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse info@clubplanner.be.
