Club Planner (hierna “wij”, “ons”, “onze” en “Club Planner” genoemd) erkent het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens en verbindt zich ertoe deze persoonsgegevens op een verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke Europese gegevensbeschermingswetgeving te verwerken.
Dit privacybeleid informeert u over onze activiteiten met betrekking tot de persoonlijke informatie die wij verzamelen voor en over u, onze klanten, eindgebruikers, personen die interesse hebben in onze dienst, en andere personen die onze website of socialemediakanalen bezoeken, onze cloudgebaseerde toepassingen (“Dienst”) gebruiken, of gebruikmaken van een van onze andere diensten die naar dit privacybeleid verwijzen.
Afhankelijk van de context en de aard van de verwerking kan Club Planner ten aanzien van uw persoonsgegevens optreden als verwerker of als verwerkingsverantwoordelijke.
In deze privacyverklaring hebben de volgende termen de hieronder vermelde betekenis.
“Dienst”: de flexibele webgebaseerde en mobiele applicatietechnologie-oplossingen van Club Planner die een breed scala aan functionaliteiten bieden, met inbegrip van maar niet beperkt tot ledenbeheer, personeelsbeheer, facturatie, activiteitenopvolging, toegangscontrole, coaching en reservatie.
“Klant”: een onderneming of entiteit die met ons een professionele relatie is aangegaan door interesse te tonen in of gebruik te maken van de Dienst.
“Eindgebruiker”: elke natuurlijke persoon die anders dan namens een onderneming of entiteit handelt en die onze website of socialemediakanalen bezoekt, de Dienst gebruikt, of gebruikmaakt van een van onze andere diensten die naar dit privacybeleid verwijzen.
“Informatie”: informatie die betrekking kan hebben op een identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, e-mailadres of rijksregisternummer. Een natuurlijke persoon is geen onderneming.
“Persoonlijke informatie”: informatie met betrekking tot een identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, e-mailadres of rijksregisternummer. Een natuurlijke persoon is geen onderneming.
“Verwerken”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.
Als klant of eindgebruiker kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
Wanneer u een van onze websites of toepassingen bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om u toegang te verlenen, de goede werking van de website te verzekeren en te voldoen aan wettelijke en veiligheidsvereisten met betrekking tot het gebruik van onze site, zoals wachtwoorden, IP-adressen en browserinstellingen.
Wij verwerken ook informatie over uw interacties met onze websites om u de best mogelijke website-ervaring te bieden. Dit omvat de verwerking van uw voorkeuren en instellingen en het verzamelen van statistieken die ons helpen onze websites en diensten te verbeteren. Deze verwerkingsactiviteiten gebeuren op basis van de uitvoering van een overeenkomst, de naleving van wettelijke verplichtingen of de gerechtvaardigde belangen van Club Planner zoals bedoeld in artikel 6 van de AVG, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Bij het gebruik van onze websites kunnen wij informatie verzamelen door middel van “cookies”. Cookies zijn kleine bestanden die op uw computer of mobiel toestel worden opgeslagen. Wij kunnen sessiecookies gebruiken, die vervallen wanneer u uw webbrowser sluit, en permanente cookies, die op uw toestel blijven tot ze worden verwijderd. Beide soorten cookies worden vaak gebruikt om een efficiënte, meer gepersonaliseerde en interactieve ervaring te bieden tijdens huidige en toekomstige bezoeken.
Wij gebruiken cookies ook om het gebruik en de doeltreffendheid van onze websites te meten en te analyseren. Voorbeelden van verzamelde informatie zijn het aantal gebruikers, de tijd die op de website wordt doorgebracht en de meest bekeken onderwerpen. Na verloop van tijd levert deze informatie waardevolle inzichten op om de gebruikerservaring te verbeteren. U kunt cookies verwijderen of weigeren via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen of weigeren van cookies kan leiden tot verminderde functionaliteit of ongemak bij het gebruik van onze websites of diensten.
Wij verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn om op uw vragen te antwoorden. Zo verzamelen wij uw naam en contactgegevens om contact met u op te nemen en ondersteuning te bieden. Wij kunnen ook informatie verzamelen zoals de details van uw vraag, uw overeenkomst met ons, de facturatiestatus en vragen met betrekking tot uw tevredenheid over onze samenwerking. Dergelijke informatie wordt verwerkt voor administratieve doeleinden, ter verdediging van onze rechten en in het kader van de relatie tussen u en Club Planner.
Wij verwerken de informatie die u in de Dienst invoert, alsook informatie over uw gebruik van de Dienst, om ons en onze klanten in staat te stellen hun diensten, zoals coaching, personal training, opleiding, arbeidsgeneeskunde en wellnessdiensten, op de best mogelijke manier te leveren.
Wij verwerken deze informatie ook om de kwaliteit van de Dienst te verbeteren en om passende maatregelen te nemen ter bescherming van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw informatie. Een van de resultaten van die verwerking is dat wij onze interacties met u kunnen afstemmen, u kunnen informeren over het optimale gebruik van de Dienst en kunnen communiceren over de ontwikkeling en verbetering van de Dienst.
Club Planner kan locatiegegevens uitsluitend verwerken indien en voor zover de eindgebruiker daarvoor voorafgaand, uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld via de instellingen van het gebruikte mobiele toestel of de gebruikte browser.
Locatiegegevens worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
Club Planner verzamelt geen locatiegegevens zonder een actieve handeling van de gebruiker.
De eindgebruiker kan zijn of haar toestemming voor de verwerking van locatiegegevens op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
In het kader van onze relatie met klanten, prospecten, partners en leveranciers kunnen zij ons zakelijke contactgegevens bezorgen die persoonsgegevens kunnen bevatten. Het doel van de verwerking van dergelijke informatie kan onder meer bestaan uit contractbeheer, uitvoering en levering van de Dienst of andere diensten, het bieden van ondersteuning, facturatie en het beheer van de Dienst of van de zakelijke relatie.
Wij registreren personen die onze sites en locaties bezoeken en maken gebruik van cameratoezicht omwille van de beveiliging en de veiligheid van personen en goederen, alsook voor regelgevende doeleinden. Wij behouden ons het recht voor de diensten onder deze rubriek uit te besteden aan een van onze partners.
Meer gedetailleerde informatie over welke informatie wij verwerken, vindt u onder ‘Bewaring van informatie’.
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt te vervullen, of om andere gerechtvaardigde redenen, zoals de naleving van wettelijke verplichtingen, de beslechting van geschillen of de handhaving van onze overeenkomsten. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is overeenkomstig artikel 5, lid 1, e) van de AVG.
Indien u klant bent, worden uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens waarvoor u verantwoordelijk bent verwerkt voor de duur van onze overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst gelden de toepasselijke bewaartermijnen. Bewaartermijnen verschillen naargelang het type en de classificatie van de informatie. Op het einde van de bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.
Klanten kunnen tijdens de looptijd van de overeenkomst namens een eindgebruiker een verzoek indienen.
Indien u eindgebruiker bent, worden uw persoonsgegevens verwerkt zolang uw account actief blijft. Eindgebruikers kunnen hun account deactiveren zoals hieronder beschreven. Na deactivering gelden de bewaartermijnen, waarna persoonsgegevens automatisch worden geanonimiseerd.
Privacy-instellingen in de Dienst;
Voor een optimaal gebruik van de Dienst raden wij u aan informatie binnen de Dienst te verstrekken; dit blijft echter uw keuze. Persoonsgegevens die vaak binnen de Dienst worden gedeeld zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, voorkeurstaal, leeftijd, geslacht, gewicht, lengte en woonplaats.
De Dienst laat u ook toe het delen van uw informatie te beperken. U kunt uw privacy-instellingen aanpassen via uw accountinstellingen en te klikken op “privacy”. Daarnaast kunt u ervoor kiezen uw echte naam niet op uw profiel weer te geven, waardoor u anoniem blijft voor andere gebruikers.
In sommige gevallen delen wij informatie met externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verzamelen, opslaan, analyseren of anderszins verwerken. Wij doen een beroep op dergelijke derden voor uiteenlopende doeleinden, waaronder het bieden van ondersteuning aan klanten en eindgebruikers, het hosten en opslaan van informatie, en het uitvoeren van administratieve, marketing- en verkoopactiviteiten.
Externe dienstverleners stellen ons in staat de best mogelijke Dienst te leveren en op uw vragen te antwoorden. Bij de selectie van dergelijke dienstverleners houden wij rekening met de wijze waarop zij informatie beveiligen en verwerken. Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken namens Club Planner, treden zij op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG en zijn zij contractueel verplicht passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen.
Sommige van onze externe dienstverleners zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Daardoor kan uw informatie worden doorgegeven naar locaties buiten Europa. Wanneer dit gebeurt, worden passende waarborgen getroffen om een adequaat beschermingsniveau van uw informatie te verzekeren.
In bepaalde situaties kunnen wij verplicht zijn uw persoonsgegevens mee te delen naar aanleiding van rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties, onder meer in het kader van gerechtelijke procedures of rechterlijke bevelen. Wij kunnen informatie ook meedelen om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen of wanneer wij van mening zijn dat een dergelijke mededeling noodzakelijk is om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties met mogelijke bedreigingen voor de fysieke veiligheid van een persoon of schendingen van onze dienst te onderzoeken, te voorkomen of daartegen op te treden.
Indien wij beslissen ondernemingen in bepaalde landen te verkopen, te kopen, te fuseren of anderszins te reorganiseren, kan een dergelijke transactie de mededeling van informatie met zich meebrengen. Wij zullen bij dit type transacties passende bescherming van de informatie eisen.
Als eindgebruiker hebt u wettelijk het recht om: I) inzage te vragen in uw persoonlijke informatie, II) verbetering te vragen van de persoonlijke informatie die wij verwerken, III) wissing van uw persoonlijke informatie te vragen, IV) bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke informatie, V) beperking van de verwerking van uw persoonlijke informatie te vragen, VI) een kopie van uw persoonlijke informatie te vragen, VII) eerder gegeven toestemming voor het gebruik van uw gegevens in te trekken. Indien u een van de hiervoor vermelde handelingen wenst te stellen, neem dan contact op met de Klant. Wij beantwoorden gelijkaardige verzoeken van eindgebruikers niet.
Houd er rekening mee dat het niet delen, verbeteren, wissen, bezwaar maken tegen de verwerking, beperken van de verwerking en intrekken van eerder gegeven toestemming voor uw informatie de toegang tot functionaliteiten van de Dienst en onze andere diensten, zoals ondersteuning en marketingactiviteiten, geheel of gedeeltelijk kan beperken.
Indien u een klacht wenst in te dienen over deze privacyverklaring of over onze praktijken met betrekking tot uw persoonlijke informatie, neem dan contact op met de Klant.
Indien u niet tevreden bent over onze behandeling van een klacht of niet akkoord gaat met de door ons voorgestelde oplossing, kunt u een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, die voor België de Gegevensbeschermingsautoriteit is.
Wij erkennen en nemen onze verantwoordelijkheid om de informatie die u ons toevertrouwt te beschermen. Door redelijke beveiligingsmaatregelen te nemen en beveiligingstechnologieën en organisatorische procedures te gebruiken, streven wij ernaar uw informatie te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Zo maken wij gebruik van beveiligde servers en firewalls, versleutelen wij informatie en beperken wij de toegang van medewerkers tot persoonlijke informatie.
Onze diensten, met inbegrip van de Dienst, evolueren voortdurend en deze diensten kunnen van tijd tot tijd wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving aan u. Om die reden behouden wij ons het recht voor deze privacyverklaring aan te vullen of anderszins te wijzigen, en zullen wij u op de hoogte brengen wanneer belangrijke wijzigingen aan deze privacyverklaring worden aangebracht. Wij vermelden boven- of onderaan de privacyverklaring wanneer de privacyverklaring voor het laatst werd bijgewerkt.
De nieuwe privacyovereenkomst wordt van kracht bij publicatie. Door de Dienst of een van onze andere diensten te blijven gebruiken nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, gaat u ermee akkoord gebonden te zijn door de herziene privacyverklaring.
Indien u vragen hebt over deze privacyverklaring, kunt u ons contacteren via e-mail op info@clubplanner.be.
