Privacyverklaring

Introductie

Wanneer we in deze policy refereren naar 'wij', 'ons' , of ‘Club Planner’, verwijzen we naar de juridische entiteit Club Planner BVBA, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnummer BE0807.540.638 gevestigd te Brugsesteenweg 176 9990 Maldegem, België.

In eerste instantie wensen wij te benadrukken dat uw gegevens en privacy van groot belang zijn voor ons. U stelt ons uw gegevens ter beschikking en wij voelen ons dan ook verantwoordelijk om deze gegevens met de grootste omzichtigheid en vertrouwelijkheid te behandelen. In onderstaande policy beschrijven wij op een duidelijke en transparante manier hoe wij uw persoonsgegevens aanwenden en verwerken.

Club Planner erkent dat het belangrijk is jouw Persoonsgegevens te beschermen en is toegewijd aan het verantwoordelijk Verwerken van deze Persoonsgegevens in overeenkomst met toepasselijke Amerikaanse en Europese wetten voor de bescherming van Informatie.

Deze Privacyverklaring stelt je op de hoogte van onze activiteiten die betrekking hebben op de Persoonlijke Informatie die wij voor en over jou, onze Klanten, Eindgebruikers, geïnteresseerden in onze Service en andere personen die onze website of social media bezoeken, gebruik maken van onze cloud-based applicaties ("Service") of gebruik maken van een van onze andere diensten die naar deze Privacyverklaring verwijzen.

Club Planner kan bij het Verwerken van jouw Informatie zowel een verwerker als een verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Definities

In deze Privacyverklaring hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis en worden verwante termen overeenkomstig geïnterpreteerd:

    • "Privacyverklaring": verwijst naar dit beleidsstuk.
    • "Service": Club Planner’s flexibele web- en mobiele app technologie-oplossingen die een breed scala aan functionaliteiten bieden op het gebied van onder andere activiteit- en voortgangsregistratie, voeding, mentale vitaliteit, coaching, boeking, ledenbeheer, en facturering.
    • "Klant": een bedrijf of entiteit dat een professionele verbintenis met ons is aangegaan door interesse te tonen in of gebruik te maken van de Service.
    • "Eindgebruiker": ieder individu die niet uit naam van een bedrijf of entiteit handelt en onze website of social media bezoekt, gebruik maakt van de Service of een van onze andere diensten die naar deze Privacyverklaring verwijzen.
    • "Informatie" informatie dat mogelijk gerelateerd is aan een identificeerbaar natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, email-adres of BSN. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf.
    • "Persoonsgegevens": informatie die gerelateerd is aan een identificeerbaar natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, email-adres of BSN. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf
    • "Verwerken": een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Welke Persoonsgegevens wij verzamelen en waarom

Als Klant of Eindgebruiker kan het zijn dat wij jouw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden Verwerken:

Toegang tot en gebruik van websites en andere online diensten

Bij het opstarten van een van onze websites of onze applicaties zullen wij uw Persoonsgegevens Verwerken om u toegang te verschaffen, om correcte werking van de website te verzekeren, en om te voldoen aan de wettelijke- en beveiligingsvereisten met betrekking tot het gebruik van onze site, zoals wachtwoorden, IP-adressen, en browserinstellingen. We Verwerken ook Informatie over uw interacties met onze websites om u de beste website-ervaring te bieden. Wij Verwerken onder andere uw voorkeuren en instellingen en verzamelen statistieken die ons helpen onze websites en diensten te verbeteren. Bij het gebruik van onze websites kunnen we Informatie verzamelen met behulp van "cookies". Cookies zijn kleine bestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. We kunnen sessie-cookies gebruiken, die verlopen zodra u uw webbrowser sluit, en permanente cookies, die op uw computer of mobiele apparaat blijven totdat u ze verwijdert. Beide soorten cookies worden vaak gebruikt om u een effectieve, meer persoonlijke en interactieve ervaring te bieden op onze websites bij huidige en toekomstige bezoeken. We gebruiken cookies ook om het gebruik en de effectiviteit van onze websites te meten en te analyseren. Enkele voorbeelden van Informatie die we verzamelen zijn: aantal gebruikers, tijd besteed op de website en onderwerpen die het meest bekeken worden. Na verloop van tijd biedt deze Informatie waardevol inzicht om de gebruikerservaring te helpen verbeteren. Het verwijderen of weigeren van cookies kan via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het verwijderen of weigeren van onze cookies kan leiden tot ongemak bij het gebruik van onze websites of diensten.

Antwoorden op uw verzoek om Informatie, bestellingen of ondersteuning

Wij Verwerken Persoonsgegevens die nodig zijn om aan uw verzoek te voldoen. We verzamelen bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen en u te kunnen ondersteunen. Verder verzamelen wij Informatie zoals de details over uw verzoek en uw overeenkomst met ons, factuurstatus en verzoek om uw tevredenheid in onze samenwerking. Dergelijke Informatie wordt Verwerkt voor administratieve doeleinden, ter verdediging van onze rechten en in verband met de relatie tussen u en Club Planner.

Uw gebruik van de Service

Wij Verwerken de Informatie die u in de Service invoert, evenals Informatie over uw gebruik van de Service om ons en onze Klanten in staat te stellen hun diensten, zoals coaching, persoonlijke training, onderwijs, bedrijfsgezondheids- en welzijnsdiensten, op de best mogelijke manier te verlenen. Wij Verwerken deze Informatie ook om de kwaliteit van de Service te verbeteren en om passende maatregelen te implementeren om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Informatie te waarborgen. Een van de vele resultaten van de Verwerking van deze Informatie is dat het ons in staat stelt om onze interacties met u op maat aan te bieden, u te informeren over het algemene en optimale gebruik van de  Service en over de ontwikkeling en verbetering van de Service.

Contact opnemen met medewerkers van onze Klanten, prospectieve Klanten, partners en leveranciers

In onze relatie met onze Klanten, prospectieve Klanten, partners en leveranciers voorzien zij ons ook van zakelijke contactgegevens die Persoonlijke Informatie kunnen bevatten. Het doel van de Verwerking van deze Informatie kan bijvoorbeeld zijn: contractbeheer, uitvoering, levering van de  Service of een van onze andere diensten, verlening van ondersteuning, facturering en beheer van de Service of de relatie.

Bezoekersinformatie

Wij registreren personen die onze sites en locaties bezoeken en maken gebruik van cameratoezicht om veiligheidsredenen en beveiliging van personen en bezittingen, alsmede voor regelgevende doeleinden. Wij behouden ons het recht voor om de diensten onder deze sectie uit te besteden aan een van onze partners.

Bewaren van Informatie

Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken zolang het nodig is om de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt te vervullen of om andere geldige redenen, bijvoorbeeld om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen of onze overeenkomsten af te dwingen.

Als u een Klant bent, worden uw Persoonsgegevens en de Persoonsgegevens waarvoor u verantwoordelijk bent Verwerkt zolang onze overeenkomst van kracht is. Na het einde van de overeenkomst treden bewaartermijnen in werking. Bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type en de classificatie van de Informatie. Aan het einde van de bewaarperiode worden uw Persoonsegevens automatisch geanonimiseerd.

Als Klant kunt u een aanvraag doen voor een Eindgebruiker gedurende de looptijd van onze overeenkomst.

Als u een Eindgebruiker bent, worden uw Persoonsgegevens Verwerkt zolang uw account geactiveerd is. Deactivatie door een Eindgebruiker kan op de hieronder aangegeven wijze worden uitgevoerd. Na deactivering worden bewaartermijnen van kracht. Aan het einde van de bewaarperiode worden uw Persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.

  • Als u een Eindgebruiker bent die met ons in contact treedt via een van onze Klanten, bijvoorbeeld een professional zoals een coach, personal trainer, leraar, fitnesseigenaar, wellness, indoor speeltuin, kan het deactiveren van uw account worden gedaan door de Klant in de Service, en;
  • Als u een Eindgebruiker bent die direct met ons in contact treedt, wordt uw account na 12 maanden inactiviteit automatisch gedeactiveerd.

Als Eindgebruiker kunnen beide bovenstaande situaties van toepassing zijn. Nadat uw account is gedeactiveerd, worden de bewaartermijnen van kracht. Ook deze variëren afhankelijk van het type en de classificering van de Informatie. Aan het einde van de bewaarperiode worden uw Persoonsegevens automatisch geanonimiseerd.

Uitwisseling van Informatie

Externe dienstverleners

In sommige gevallen delen wij Informatie met onze externe dienstverleners om persoonlijke Informatie namens ons te verzamelen, op te slaan, te analyseren en anderszins te Verwerken. Wij maken om verschillende redenen gebruik van deze derden, bijvoorbeeld om ondersteuning te bieden aan al onze Klanten en Eindgebruikers en om Informatie te hosten en op te slaan. Bovendien gebruiken we ze voor administratieve doeleinden, maar ook voor marketing- en verkoopdoeleinden. Uiteindelijk stellen externe dienstverleners ons in staat om de beste Service te verlenen en aan uw verzoeken te voldoen. Het spreekt voor zich dat we bij het selecteren van externe dienstverleners rekening houden met de manier waarop zij Informatie beveiligen en Verwerken.

Grensoverschrijdende uitwisseling van Persoonsgegevens

Sommige van onze externe dienstverleners opereren van buiten de Europese Economische Ruimte. Daarom kan het gebeuren dat uw Informatie wordt overgedragen naar een locatie buiten Europa. Wanneer dit gebeurt, worden passende beveiligingsmaatregelen genomen om een adequaat niveau van bescherming van uw Informatie te waarborgen.

Naleving van wetten en wetshandhaving

In bepaalde situaties kan het nodig zijn dat wij uw Persoonsgegevens openbaar moeten maken naar aanleiding van wettelijke verzoeken van overheidsinstanties in het kader van een gerechtelijke procedure of een gerechtelijk bevel. Wij kunnen ook Informatie vrijgeven ter verdediging tegen juridische claims en als wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om illegale activiteiten, vermoede fraude, situaties met potentiële bedreigingen van de fysieke veiligheid van een persoon, schendingen van onze serviceovereenkomst, of zoals anderszins vereist door de wet te onderzoeken, te voorkomen of actie te ondernemen.

Uw rechten

Als Eindgebruiker hebt u volgens de wet het recht op: I) het verzoeken om toegang tot uw Persoonlijke Informatie, II) het verzoeken om correctie van de Persoonlijke Informatie die wij Verwerken, III) het verzoeken om verwijdering van uw Persoonlijke Informatie, IV) het bezwaar maken tegen Verwerking van uw Persoonlijke Informatie, V) het verzoeken om beperking van de Verwerking van uw Persoonlijke Informatie, VI) het verzoeken om een kopie van uw persoonlijke Informatie VII) het intrekken van eerder gegeven toestemming om uw Persoonsgegevens te gebruiken.

Houd er rekening mee dat weigering tot het delen van Informatie, gegevenscorrecties, verwijdering van Informatie, het bezwaar maken tegen Verwerking, het beperken van de Verwerking en het intrekken van eerder gegeven toestemming de toegang tot functionaliteiten van de Service en onze andere diensten, zoals ondersteuning en marketingactiviteiten geheel of gedeeltelijk kunnen verminderen.

Het uitvoeren van uw rechten

Beslis a.u.b. zorgvuldig welke van de onderstaande situaties op u van toepassing is. Beide situaties kunnen op u van toepassing zijn.

  • Als u een Eindgebruiker bent die met ons in contact treedt via een van onze Klanten, bijvoorbeeld een professional zoals een coach, personal trainer, leraar, sportschooleigenaar of corporate health en wellness provider, dan kunt u contact opnemen met deze Klant om uw rechten uit te oefenen, aangezien deze Klant (een deel van) uw Persoonsgegevens beheert en;
  • Als u een Eindgebruiker bent die direct met ons in contact treedt, en u wilt enige van de beschreven rechten uitoefenen, neem dan a.u.b. contact op met info@ClubPlanner.be aangezien wij in dit geval (een deel van) uw Persoonlijke Informatie beheren.

Bij het uitoefenen van een van uw rechten, maar ook bij elke andere interactie, kunnen wij specifieke Informatie of acties van u verlangen om uw identiteit te bevestigen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonlijke Informatie niet wordt verstrekt aan een persoon die geen recht heeft om uw Persoonlijke Informatie te ontvangen.

Klachten

Als u een klacht wilt indienen met betrekking tot deze Privacyverklaring of onze werkwijzen in verband met uw Persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via: info@clubplanner.be

Bent u ontevreden over de behandeling van een klacht of bent u het niet eens met het besluit dat wij voor ogen hebben, dan kunt u een klacht indienen bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatiebeveiliging

Wij erkennen en nemen onze verantwoordelijkheid serieus om uw Informatie die u aan ons toevertrouwt te beschermen. Door het implementeren van redelijkerwijs adequate veiligheidsmaatregelen en het gebruik van beveiligingstechnologieën en organisatorische procedures willen wij uw Informatie beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. We gebruiken bijvoorbeeld beveiligde servers, gebruiken firewalls, versleutelen Informatie en beperken de toegang tot Persoonlijke Informatie door werknemers.

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Onze diensten, met inbegrip van de Service, zijn voortdurend in ontwikkeling en deze diensten kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Om deze reden behouden wij ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te vullen of anderszins te wijzigen en zullen wij u op de hoogte stellen wanneer er belangrijke wijzigingen in deze Privacyverklaring worden aangebracht. We zullen bovenaan of onderaan de Privacyverklaring aangeven wanneer de Privacyverklaring het laatst is bijgewerkt.

 

De nieuwe Privacy zal van kracht zijn op het moment van plaatsing. Door toegang te blijven houden tot of gebruik te blijven maken van de Service of een van onze andere diensten, gaat u ermee akkoord gebonden te zijn door de herziene Privacyverklaring nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden.

Hoe kunt u contact met ons opnemen

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@clubplanner.be